Hindernisse in administrativen Prozessen verlängern die Durchlaufzeit eines Auftrages erheblich. Leider werden diese Hindernisse häufig nicht als Verluste verstanden. Eine Überproduktion an einer Maschine ist beispielsweise viel leichter zu identifizieren als umständliche interne Abläufe oder Schnittstellenprobleme bei Kunden oder Lieferanten. Diese finden leider nur äußerst langsam ihren Weg auf unsere Verlustlandkarte.

Die Herausforderung
 

Leider ist bei administrativen Prozessen nicht immer das „Produkt“ sichtbar, und wir tun uns schwer in isolierten Prozessen den richtigen Stellhebel zu finden. Die Herausforderung besteht nun darin, gemeinsam mit den Mitarbeiten und bewährten Optimierungsansätzen aus dem Lean Management, einen Zustand zu erreichen in dem wir

• Kurze Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten je Vorgang haben
• Transparente Abläufe und Prozesse schaffen
• Effektive Umsetzung von Veränderungen / Reformen realisieren
• Hohe Kundenzufriedenheit erzielen
• Flexible Nutzung der verfügbaren Ressourcen sicherstellen
• Hohe Mitarbeiterzufriedenheit, -motivation und -qualifikation erreichen
• Ausgeprägtes Kundenbewusstsein aller Mitarbeiter erreichen
• Qualität durch stabile, standardisierte Prozesse absichern

Der Weg und die Werkzeuge
 

Ein zentrales Element der Optimierungsansätze in administrativen Bereichen ist die Schaffung eines gemeinsamen Grundverständnisses für den zu optimierenden Prozess und seine Hindernisse. Um dieses zu erreichen muss im Team definiert werden, welche Betrachtungsebene zur Problemstellung passt.

MAKIGAMI BETRACHTUNGSEBENEN
 

Danach steht die Auswahl des richtigen Werkzeuges an. Ein sehr bewährtes Tool ist die sog. Makigami-Methode. Makigami ist eine erweiterte Form der Prozessflussanalyse, die sich durch ihren modularen Aufbau zu einem wahren Allzweckwerkzeug mausert.

MAKIGAMI – ROLLE VON PAPIER
 

Aber wie funktioniert die Methode und was ist das Geheimnis hinter dem Wort Makigami? Frei übersetzt aus dem japanischen bedeutet Makigami „Rolle von Papier“ und damit wird auch gestartet: mit einer Rolle Papier, auf der der zu optimierende Prozess abgebildet wird. Gemeinsam beginnt das Team zuerst die am Prozess beteiligen Personen und Instanzen zu identifizieren und ergänzt dann die jeweiligen Tätigkeiten in der realen Abfolge. Hierbei wird bereits bei der Erfassung gemeinsam betrachtet, wo es zu Fehlern kommen könnte oder an welcher Stelle Informationen fehlen. Parallel wird jeweils hinterfragt, ob die einzelnen Arbeitsschritte wertschöpfend sind oder nicht.

Auf einer tieferen Ebene betrachtet das Team auch den Dokumenten- und Informationsfluss, um weitere Fehlerquellen zu identifizieren, die den stabilen Durchlauf behindern. Mögliche Probleme werden erfasst und im Makigami mit roten Punkten markiert. Abgerundet wird das Bild, indem man die Key Performance Indikatoren „Durchlaufzeit“ und „Bearbeitungszeit“ ermittelt. Nach dieser Bestandsaufnahme beginnt die Optimierung und das Team leitet Zukunftsprozess ab.

Mit dem Makigami-Soll wird der gewünschte Soll-Prozess aufgezeigt. Der Soll-Zustand beinhaltet die Verbesserungen, welche mit dem Team erarbeitet wurden. Angestrebt wird die Eliminierung der nicht wertschöpfenden Prozessschritte, markiert mit roten Punkten. Es sollte allerdings nicht davon ausgegangen werden, dass wirklich jeder nicht wertschöpfende Prozessschritt eliminiert werden kann.

Die Umstellung erfolgt dann selbstverständlich nach Abarbeitung aller Definierten Maßnahmen. In jedem Fall sollte ein gemeinsamer Review Termin geplant werden, an dem nochmals von allen Beteiligten überprüft werden, ob die getätigten Annahmen und Verbesserung wirksam sind.

Makigami ist  ein wirksames Tool.

Makigami – auch wenn es zunächst fremd und kompliziert klingt – ist definitiv ein äußerst wirksames Tool, um tief in einen Prozess einzusteigen und erfolgreich sein Optimierungspotenzial auszuschöpfen.

Weiterhin kann Makigami ohne große Aufwände und Vorlaufzeit im Unternehmen eingesetzt werden. In der Praxis beginnen viele Anwenden mit der Rolle Papier, einem Stift und Haftnotizen. Die Kunst ist das kritische Hinterfragen bei jedem Schritt nach Sinn und Nutzen. Empfehlenswert ist, neutrale Personen einzubinden, die die Prozessbeteiligten mit kritischen Fragen unterstützen.

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