Was Führungskräfte und Mitarbeiter jetzt brauchen

Wo stehen wir eigentlich?

Vorbereitend sollte sich jede Führungskraft fragen, wie viel Erfahrung sie selbst mit Führung auf Distanz oder Führung mit digitalen Werkzeugen hat. Wie selbstverständlich ist die dezentrale Zusammenarbeit für mich und mein Team? Wie ist die aktuelle Stimmung? Wie ist der Entwicklungsstand der Mitarbeiter? Haben alle die notwendigen technischen Voraussetzungen und Kenntnisse? Und nicht zuletzt: Gibt es Konflikte oder Spannungen, die dringend bearbeitet werden sollten? Je nach Antwort auf diese Fragen, können Prioritäten festgelegt werden.

Technik und technische Kompetenzen

Selbstredend können digitale Arbeit und Zusammenarbeit nur gelingen, wenn alle Mitarbeiter die notwendigen technischen Mittel und Kompetenzen haben und über eine vollständige und funktionstüchtige Ausrüstung verfügen. Hierzu gehört nicht nur die Hardware, sondern auch die entsprechenden Zugänge zu kollaborativen Plattformen, Datenclouds oder Konferenzsystemen.

Sorgen Sie hier für Transparenz und für die passende Ausstattung. Sollte unternehmensseitig keine Infrastruktur zur Verfügung stehen, kann bereits mit wenigen Tools, wie einer Datencoud, einem Kanban Clous, einer Videokonferenzsoftware und einem Messenger schnell eine digitale Arbeitsumgebung aufgebaut werden. Dabei sollte der Grundsatz gelten: „So viel wie nötig und so wenig wie möglich“.

Klare Strukturen

Arbeitsprozesse müssen an die neue Situation angepasst werden. Schaffen Sie Klarheit darüber, wie Arbeitsergebnisse dokumentiert und abgelegt werden, definieren Sie Kommunikationskanäle und Transparenz über die Informationsweitergabe.

Aufgaben, Ziele und Verantwortlichkeiten müssen transparent verteilt werden. Ohne Schwatz in der Teeküche oder einem Zuruf zwischen Tür und Angel, werden verlässliche Absprachen unerlässlich, damit keine Arbeiten liegen bleiben. Zudem schafften diese Transparenz und Klarheit Vertrauen und Verlässlichkeit. Dabei muss natürlich berücksichtigt werden, welche Kompetenzen und welchen Reifegrad die einzelnen Mitarbeiter haben und welche Entscheidungsspielräume möglich sind. Bewährt hat sich die „Definition of done“ also eine präzise Beschreibung der geforderten Arbeitsergebnisse.

Zu den klaren Strukturen zählt auch, das „Wie“ in der Zusammenarbeit gemeinsam zu regeln. Welche Termine sind verpflichtend? Wie und wann müssen sich Mitarbeiter an- oder abmelden. Machen wir gemeinsame Pausen? Welche Reaktionszeit ist OK? Kann ich mich für konzentriertes Arbeiten aus den Kommunikationskanälen abmelden? Am besten erarbeitet die Führungskraft das gemeinsam mit dem Team.

Vertrauen und Emotionale Nähe

Eigenverantwortung ist im virtuellen Team eine wichtige Kompetenz. Kontrollieren Sie nicht, lassen Sie los und fokussieren Sie auf das Ergebnis und nicht auf den Prozess. Unterstützen Sie Mitarbeiter dort, wo sie Probleme mit der Selbstorganisation haben, nicht jeder Mitarbeiter ist gut darin, von zu Hause zu arbeiten. Fördern und fordern Sie durch coachende Fragen und geben Sie regelmäßig konkretes Feedback. Das baut Unsicherheiten ab – sowohl auf Teamebene also auch 1:1. Wichtig sind wertschätzende Rückmeldungen zur Zusammenarbeit.

Agieren Sie verbindlich und verlässlich, fragen Sie individuelle Bedürfnisse ab geben Sie auch Befürchtungen und Ängsten ausreichend Raum. Sprechen Sie regelmäßig auch einzeln mit ihren Mitarbeitern. Auch eine Stimmungsabfrage im Team kann aufzeigen, ob es Klärungsbedarfe gibt.

Verbundenheit ist wichtig. Alleine zu Hause fühlen sich Mitarbeiter schnell von der Kommunikation abgeschnitten und alleine. Abhilfe kann ein Team-Chat schaffen – auch wenn die digitale Zusammenarbeit „nur“ auf Zeit angelegt ist. Der Chat fungiert als virtuelles Büro, in dem auch Privates oder Lustiges ausgetauscht wird. Auch Pausenzeiten, Projektabstimmungen oder Fragen haben hier ihren Raum. Es ist OK, wenn hier viel läuft – Kommunikation ist sehr wichtig, ohne räumliche Nähe entstehen sonst viele Missverständnisse, die zu Konflikten führen können.

Vertrauen, Authentizität und ein Miteinander auf Augenhöhe ist wichtig und muss von der Führungskraft vorgelebt werden, Mitarbeiter müssen wissen, dass Fehler erlaubt sind und Chancen für Verbesserungen darstellen. Bleiben Sie ansprechbar, das unterstützt ein Gefühl von Sicherheit und Rückhalt.

Nicht zuletzt sollten Sie ein Augenmerk darauf haben, wie es den Mitarbeitern im Homeoffice wirklich geht. Es gibt verschiedene Arbeitstypen zu Hause – die einen geben Vollgas, streichen die Mittagspause und arbeiten letztlich über ihre Kraft hinaus. Andere haben Schwierigkeiten damit, sich auf Aufgaben zu konzentrieren und lassen sich schnell ablenken. Für beide Typen und alle dazwischenliegenden helfen Regeln und Struktur, regelmäßige Rituale und Meetings und direkter Austausch und Aufmerksamkeit.

Fazit

Was beim Führen wirklich wichtig ist, wird für Sie wahrscheinlich nichts Neues sein, aber in der jetzigen Situation treten bestimmte Aspekte viel stärker zu Tage als andere. Geben Sie diesen Aspekten Raum und glauben Sie daran, dass es funktioniert. Seien Sie auch milde mit sich, Fehler sind normal und menschlich.

Wichtig ist wirklich: Nehmen Sie sich Zeit und agieren Sie verlässlich! Und holen sie sich Hilfe, wenn der Schuh drückt – Probleme und Fragestellungen sind in der aktuellen Krise vielschichtig und sehr individuell. Ein Coach kann helfen, die Gedanken zu ordnen und Klarheit über das weitere Vorgehen zu erlangen.