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Ohne klappt es nicht

Warum Lean interne Prozessbegleiter braucht

Die Umstrukturierung und Neuausrichtung in Richtung Lean ist kein klassisches Projekt. Es ist die klare Entscheidung einer Organisation, ver-schwendungsfrei, sinnvoll und möglichst wertschöpfend zu arbeiten. Um aber eine langfristige Veränderung der Kultur sowie Denk- und Handlungsweise zu erreichen, sind interne Kräfte von Nöten, die auch über die erste Einführungsphase hinaus mithelfen, Lean nachhaltig im betrieblichen Alltag zu verankern. Zur Mobilisierung dieser internen Kräfte empfehlen wir den Einsatz interner Prozessbegleiter.

Menschen im Veränderungsprozess begleiten

Veränderung ist ein Prozess, es können keine Schalter an Menschen umgelegt und damit neue Verhaltensweisen in Gang gesetzt werden. Menschen reagieren unterschiedlich auf veränderte Rahmenbedingungen und die Forderung nach neuen Verhaltensweisen. Weiterhin spielen positive oder negative Vorerfahrungen und die grundsätzliche Haltung eine große Rolle. Für die Begleitung der Menschen interne Prozessbegleiter einzusetzen, hat sich enorm bewährt, denn sie sind in direktem Kontakt und kennen die Historie der Organisation.

Bei einem unserer Kunden sollte in den administrativen Bereichen einfachere und verschwendungsfreie Arbeitsabläufe aufgebaut werden. Die Ablehnung und Angst der Beteiligten war zu Beginn enorm. Mit der Zeit erfuhren wir, dass es vor einigen Jahren ein Projekt mit genau diesem Titel gab. Ziel war jedoch die Reduktion von Mitarbeitern und einige Kollegen verloren ihren Arbeitsplatz. Mit der Hilfe interner Prozessbegleiter schafften wir es, die Menschen wieder zu öffnen und Vertrauen aufzubauen. Durch Vorgespräche, viel Informationen und Begleitung der Workshops durch die internen Prozessbegleiter entstand sogar ein regelrechter Flow.
 

Einsatzfelder des Lean-Prozessbegleiters

Auch wenn die Antwort nach der Frage, was der Prozessbegleiter ge-nau tut auf den ersten Blick etwas unbefriedigend klingt – so lautet sie doch: Es kommt darauf an. Denn jede Organisation startet mit individuellen und ganz eigenen Voraussetzungen. Dennoch gibt es drei grundsätzliche Einsatzfelder des Prozessbegleiters im Lean Prozess:
 

Beobachter und Feedbackgeber

Beobachten bei der Einführung und dauerhaften Umsetzung einer Lean-Kultur heißt, mit offenen Augen den Prozess zu beobachten und Feedback zu geben. Den Mitarbeitern genauso, wie den Führungskräften. Denn nur weil die Informationen zu Lean geflossen sind, heißt das nicht, dass sie auch verstanden wurden. Oft wird etwas falsch verstanden, es entsteht Verwirrung. Hier hilft der interne Prozessbegleiter: Die Maschinen-Facharbeiter eines Kundenunternehmens sollten über einen definierten Zeitraum Störzeiten der Maschinen und deren Ursachen notieren. Ziel war die Haupt-Störquellen auszumachen und nach und nach gemeinsam mit den Teams die Probleme zu lösen. Viele Mitarbeiter fühlten sich jedoch kontrolliert und weigerten sich. Der interne Prozessbegleiter erfuhr dies im direkten Kontakt mit den Facharbeiten und so wurde Sinn und Nutzen noch einmal intensiv kommuniziert und die Aktion lief problemlos weiter.


Methodenexperte

Externe Begleitung hat enorme Vorteile, aber auch gleichzeitig den ein oder anderen Pferdefuß: sie kostet Geld und der Wissensinput in die Organisation ist zeitlich begrenzt. Interne Methodenexperten aufzubauen, die auch über die Zeit der externen Beratung hinaus Problemlösungen, Prozessoptimierungen und Projektbesprechungen moderieren können, sind ein enormer Gewinn auf dem Weg zu lebendigem Lean.

Hierzu ein Beispiel. In einem unseren Kundenunternehmen bildeten wir so genannte Lean-Multiplikatoren aus, denen wir die grundsätzlichen, einfachen Lean-Methoden wie PDCA-Tools oder die Prozessflussanalyse beibrachten. Eingesetzt werden sie für zeitlich begrenzte Lean-Projekte wie zum Beispiel die Reduktion von Ausschuss an bestimmten Maschinen. Gemeinsam mit interdisziplinären Teams aus am Prozess beteiligten Mitarbeitern, bearbeiten die Pro-zessbegleiter in einem Zeitraum von meistens 3-4 Monaten das Projekt und ziehen sich dann wieder zurück.


Mediator und Konfliktlöser

Eine der Hauptaufgaben des Pro-zessbegleiters ist es, mit den Menschen der verschiedenen Ebenen zu kommunizieren und Hürden zu überwinden. In einigen unserer Kundenunternehmen fungieren die Prozessbegleiter als Hilfesteller in Konflikten, die durch Missverständnisse, unterschiedliche Vorstellungen oder verschiedene Ziele bzw. Interessen entstehen. Gerade diese Aufgabe ist sehr anspruchsvoll und bedarf Wissen und Kompetenz. Gut ausgebildete Prozessbegleiter können hier große Blockaden lösen.

Auch dazu ein kurzer Einblick in die Praxis. Bei der Einführung von Shop Floor Management in einem mittelständischen Unternehmen wurden aus den eigenen Reihen Teamleiter installiert, die anders als der frühere Vorarbeiter vor allem für Problemlösungen, kontinuierliche Verbesserung und Prozessthemen zuständig sind. In einem Team gab es nach der Einführung Probleme zwischen dem Teamleiter und einem der Mitarbeiter. Beide hatten sich für die Aufgabe interessiert, jedoch konnte nur ein Mitarbeiter ausgewählt werden. Nachdem eine Zusammenarbeit immer schwieriger wurde, schaltete sich der Prozessbegleiter ein, sprach zunächst mit jedem Einzelnen und führte dann ein Gespräch mit beiden gemeinsam. So konnte die Situation geklärt werden.


Interne Prozessbegleitung in Lean-Prozessen: Eine klare Empfehlung

Prozessbegleiter in Lean Projekten sind von uns eine klare Empfehlung und haben sich schon vielfach bewährt. Gerade die Kombination aus neuen, strukturierten Lean-Herangehensweisen und bewährten, gut funktionierenden Gewohnheiten der Mitarbeiter entscheidet über eine wesentliche Verbesserung. Mit der Kraft der internen Prozessbegleiter werden weitaus weniger Hürden auf dem Weg zum schlanken Unternehmen zu meistern sein.


Die Ausbildung zum Prozessbegleiter: Seit 25 Jahren bieten wir eine sechsteilige Ausbildungsreihe an, die alle wesentlichen Inhalte, Methoden und Instrumente vermittelt, um die Aufgaben eines Prozessbegleiters kompetent übernehmen zu können. Rund 1.000 ausgebildete Prozessbegleiter bestätigen den Erfolg unseres Konzepts.

Infos und Termine zur Prozessbegleiterausbildug


Wir freuen uns auf Ihren Anruf!  Gerne stellen wir uns und unsere Leistungen in einem persönlichen Gespräch vor. Eine erste Diskussion von Zielen und Ansatzmöglichkeiten ist im Rahmen eines unverbindlichen Kennenlerngesprächs möglich.

 

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