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Der PTA-Blog

Mit Shop Floor Management zu agilen Teams

Wie sich agile Methoden und Arbeitsweisen intelligent andocken lassen

Seit Jahren kommt man in keinem Industriezweig um das Thema Agilität herum. Überall liest man von agiler Entwicklung, agilem Projektmanagement und agilen Methoden wie Scrum. Es herrscht großer Druck, sich mit agilen Arbeitsweisen zu beschäftigen, verheißen Sie doch die Möglichkeit, schneller, besser und vor allem erfolgreicher zusammenzuarbeiten. Aber sind agile Arbeitsweisen bewährten Optimierungssystemen aus dem Lean-Kontext überlegen und werden sie ablösen? Wir glauben das nicht! Aber dennoch bietet der agile Ansatz viele interessante Chancen, um bestimmten Anwendungsfeldern neuen Antrieb zu verschaffen.

Zwischen ritualisierten Standards und Flexibilität

Der Schlüssel zum Erfolg liegt für Teams nach unserer Erfahrung in der passenden Mischung aus im Team vereinbarten verbindlichen Standards und einer mit Augenmaß angewandter Flexibilität. Um eine auf Unternehmensziele ausgerichtete Organisation mit zügigem Informations- und Rückmeldungsfluss aufzubauen, braucht es klare Standards, die sich durch regelmäßige Anwendung in eine Routine überführen lassen. Die detaillierte Ausgestaltung der Shop Floor Boards und die Auswahl – auch agiler – Werkzeuge sollte jedoch flexibel gehandhabt werden. Hiermit haben wir in der Praxis sehr gute Erfahrungen gemacht. Denn ein zu starrer Standard kann schnell zum Korsett werden, der den Nutzen von Shop Floor Management schmälert und im schlimmsten Fall zu Frust und Demotivation der Mitarbeiter und Führungskräfte führt.

Sofern zu Beginn diszipliniert die benötigten Shop Floor-Routinen aufgebaut werden, fällt es in weiteren Schritten leicht, weitere Themen, Aufgaben und Methoden an das Shop Floor Management anzudocken und sie so effizient in der Organisation zu verankern. Hierzu zählen in vielen Unternehmen z. B. Gesundheitsmanagement, Layered Audits in Richtung der relevanten Zertifizierungen und aus unserer Sicht eben auch Elemente des agilen Projektmanagements.
 

Hybride Teamboards

Eine effiziente Synergie beider Systeme, lässt sich z. B. durch hybride Teamboards herstellen. Häufig reichen in unseren Kundenprojekten gerade in stark von Projektgeschäft geprägten Teams, wie z.B. in der Entwicklung, Teamboards mit den klassischen Elementen des Shop Floor Managements nicht aus. Um den individuellen Anforderungen solcher Teams gerecht zu werden, gibt es zwei einfache Möglichkeiten: Das Aufgabenmanagement kann mit einfachen Mitteln in Richtung eines Kanban-Boards verändert werden. Zum anderen – und dies ist unsere favorisierte Variante – kann das bestehende Shop Floor-Board um ein in der Größe auf das Projektaufkommen abgestimmtes Board mit gleicher Kanban-Logik erweitert werden.

Gerade wenn im Shop Floor Management bereits Aufgabenmanagement existiert, ist dies eine naheliegende Erweiterung und hat den Vorteil, dass die visuelle Teilung der Aufgaben in verschiedene Level erhalten bleibt (siehe Grafik). Das Resultat ist eine Projektsteuerung per Kanban, die Abweichungen und Probleme in das Shop Floor Management überführt und hier für eine schnelle Lösung bzw. Feedback bei Eskalationsthemen sorgt – eine ideale Kombination.

Mögliche Aufgabenlevel:

1. selbst zeitnah lösbar
2. als PDCA mittelfristig lösbar
3. nicht lösbar und zu eskalieren
 

Wichtig:  Schwächen berücksichtigen

Weitere agile Elemente, wie das Schätzen des Aufwandes eines jeden Projektinkrements im Team und entsprechender Ressourcenallokation, Projektüberwachung per Burndown-Chart und eine regelmäßige Retrospektive der Teamarbeit, lassen sich auf organische Weise in Shop Floor Management integrieren und bereichern dieses enorm.

Wie alle neuen Ansätze zur Verbesserung der Zusammenarbeit, haben auch die agilen Methoden neben vielen Chancen auch Schwächen. Grenzen setzt zum einen die Größe und die Komplexität der Projekte. Ab einem gewissen Umfang lassen sich Projekte ausschließlich mit einem Teamboard nicht mehr sinnvoll steuern.

Zum anderen lässt sich das Dauerthema Ressourcenmangel, mit dem in vielen Unternehmen gekämpft wird, in erster Instanz nicht durch eine agile Arbeitsweise in der Projektorganisation abstellen. Schlimmer noch: wird eine Veränderung während einer andauernden Mangellage forciert, wird der Output der Organisation in den meisten Fällen sogar sinken. Hier gilt ein kluges Abwägen und Auswählen geeigneter Maßnahmen. Die Einführung von Shop Floor Management und/oder agilen Methoden ist hier als mittelfristiges Ziel zu sehen.


Fazit

Shop Floor Management und Agilität stehen keineswegs in Konkurrenz. In Kombination bieten sie interessante Möglichkeiten, die Transparenz, Geschwindigkeit und Nachhaltigkeit von Shop Floor Management auch in projektbasierte Teams und Unternehmensbereiche zu tragen. Für Unternehmen, die sich bereits mit Shop Floor Management befassen, kann es sich lohnen, eine Erweiterung, um agile Werkzeuge in Betracht zu ziehen. Steht eine Organisation jedoch noch vor der grundsätzlichen Frage, ob ihnen eine Reorganisation der Zusammenarbeit Nutzen bringen kann, empfehlen wir, sich zunächst Shop Floor Management genauer anzusehen. Es kann als multifunktionales Trägersystem fungieren und agile Werkzeuge mit geringem Mehraufwand aufnehmen. So ausgestattet steht der Organisationsentwicklung hin zu agilen Teams nichts mehr im Wege.


Wir freuen uns auf Ihren Anruf!  Gerne stellen wir uns und unsere Leistungen in einem persönlichen Gespräch vor. Eine erste Diskussion von Zielen und Ansatzmöglichkeiten ist im Rahmen eines unverbindlichen Kennenlerngesprächs möglich.

 

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