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Erfolgsfaktor Prozessbegleitung

Was ist ein interner Prozessbegleiter und was tut er?

Prozessbegleiter unterstützen Führungskräfte und Mitarbeiter bei der Initiierung, Umsetzung und Bewältigung von Veränderungsprozessen im Unternehmen. Menschen verändern sich nicht "auf Knopfdruck", liebgewonnene Gewohnheiten müssen abgelegt, Kommunikation und Information ausgebaut, Widerstände und Vorbehalte abgebaut werden. Um eine nachhaltige Umsetzung zu erzielen, bedarf es konsequenter und konsistenter Unterstützung. Der Prozessbegleiter steht dabei auf Seiten der Sache und macht Projekte erfolgreicher, nachhaltiger und kostengünstiger. Ob als Begleiter von Gruppen und Teamentwicklungsprozessen, als Moderator von Projektteams oder als Helfer und Koordinator bei Reorganisationen: die Einsatzmöglichkeiten interner Prozessbegleiter sind vielfältig.

Warum Prozessbegleitung ?

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen sich Unternehmen seit langem in zunehmendem Maße selbst verändern und ihre Strukturen den Erfordernissen anpassen. Werden Mitarbeiter und Führungskräfte alleine gelassen, können sich Neuerungen nicht dauerhaft etablieren. Für den Erfolg solcher betrieblicher Veränderungsprojekte sind zwei Faktoren entscheidend, die durch Prozessbegleitung sichergestellt werden:

Transparenz und Mitarbeiterbeteiligung: Wichtig ist, eine Veränderung nicht über die Köpfe der Mitarbeiter hinweg anzuordnen, sondern gemeinsam mit ihnen zu entwickeln und auszugestalten. Dabei kann durch das detaillierte Wissen der Mitarbeiter über eigene Abläufe das Konzept optimal auf die jeweiligen Erfordernisse zugeschnitten werden. Darüber hinaus zeigt die Erfahrung, dass Menschen Maßnahmen, an deren Planung sie selbst beteiligt waren, mit mehr Energie umsetzen und weniger Widerstände entwickeln.

Konsequente und dauerhafte Unterstützung: Wann immer Menschen in neuen Strukturen zusammenarbeiten sollen, braucht dies Zeit, Ermunterung und Unterstützung. Die Mitarbeiter müssen sich neu orientieren bezüglich ihrer Aufgaben und der spezifischen Anforderungen, die an sie gestellt werden. Die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Ansprechpartnern muss neu geregelt werden. Darüber hinaus sind aber auch neue Fähigkeiten im sozialen, methodischen und kommunikativen Bereich zu erwerben und einzuüben. Eine solche Veränderung findet nicht statt, indem man "den Schalter umlegt", sondern dieser Prozess bedarf kontinuierlicher Pflege.


Wann Prozessbegleitung?

Interne Prozessbegleiter können in Veränderungsprojekten aller Art eingesetzt werden. Dazu gehören z. B.

  • jede Form von Umstrukturierungen in Produktion und Administration
  • Shop Floor Management
  • Einführung und Weiterentwicklung von Teamarbeit, Teamentwicklung
  • Kompetenz-, Performance-, und Talentmanagement
  • Lean, Lean Administration, Leankultur


Welche Vorteile hat interne Prozessbegleitung?

Interne Prozessbegleiter sind vor Ort im Unternehmen und somit unmittelbar verfügbar. Sie sind direkt ansprechbar, können bei Bedarf unmittelbar reagieren und konkrete Unterstützung leisten. Struktur und Abläufe im Unternehmen sind bekannt, Prozessbegleiter sind mit der Unternehmenskultur und den informellen Kommunikationskanälen vertraut. Dadurch können sie die richtigen Personen zu einem Problem zielsicher zusammenbringen und für schnellen Informationsfluss an der richtigen Stelle sorgen.

Prozessbegleiter können auf Grund ihres engen Kontaktes zu Mitarbeitern verschiedener Ebenen und ihrer direkten Ansprechbarkeit frühzeitig Probleme und Konflikte erkennen und so als "Frühwarnsystem" agieren. Interne Prozessbegleiter sind auch dann noch verfügbar, wenn der direkte Veränderungsprozess abgeschlossen ist und externe Berater ihre Arbeit beendet haben. Die Prozessbegleiter können durch ihre kontinuierliche Arbeit dem Versanden von Verbesserungen im Alltagsgeschäft entgegenwirken und ihre Kompetenz in weiteren Veränderungsprojekten nutzen.

Der Einsatz der internen Prozessbegleiter ist kostengünstiger als die Arbeit externer Trainer; der Kostenaufwand für die Initiierung der Verbesserungsprozesse wird reduziert.


​​​​​​​Welche Rollen und welche Aufgaben hat ein Prozessbegleiter?

Als Vertrauensperson steht er den Mitarbeitern auf der Beziehungsebene als neutrale Anlaufstelle zur Verfügung. Als Vermittler ist er Bindeglied zwischen den Vertretern der verschiedenen Interessengruppen innerhalb eines Unternehmens. Als Informator sorgt er für Transparenz und Kommunikation im Veränderungsprozess. Als Helfer, Spiegel und Förderer unterstützt er beim Erkennen und Lösen von Problemen und Konflikten. Als Koordinator begleitet, führt und korrigiert er in den einzelnen Phasen eines Veränderungsprozesses. Als Motor sorgt er für die stetige Weiterentwicklung und verhindert ein »Versanden« eingeführter Veränderungen.

Prozessbegleiter sind unentbehrliche Treiber von Veränderungen. Als ein Mitarbeiter ohne Weisungsbefugnis mit einem Talent für kommunikative Prozesse und einer Ausbildung in sozial-methodischer Richtung beschleunigt er die Kräfte des Zusammenwirkens in hohem Maße. Dies gilt vor allem dann, wenn der Prozessbegleiter sich als ein Werte- und Kulturbotschafter des Unternehmens und der Veränderung begreift und dadurch an den Stellen Einfluss nimmt, wo Veränderung stattfindet – nämlich bei den Menschen selbst. Der Prozessbegleiter macht Betroffene zu Beteiligten und unterstützt sie dabei, sich für den angestrebten Zustand verantwortlich zu fühlen.

Der Prozessbegleiter ist Experte für Zusammenarbeit, Kommunikation und Konfliktbewältigung und beherrscht die Methoden der Moderation und des strukturierten Problemlösens. Er hilft den Mitarbeitern bei ihren ersten Schritten auf dem Weg in die neue Organisationsstruktur. Dabei regt er zunächst eine Auseinandersetzung mit den Hoffnungen und Befürchtungen der Mitarbeiter an, die einer konstruktiven Arbeit zu Grunde liegt. In der Folge leitet er die gemeinsame Diskussion zur Ausarbeitung passender Absprachen für die Zusammenarbeit, unterstützt bei der Bewältigung auftretender Konflikte und vermittelt wenn nötig zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten.

Immer wieder ist der Prozessbegleiter auch als Motivator gefragt, wenn im Rahmen des Veränderungsprozesses die unvermeidlichen Probleme auftreten. Häufig kommt ihm auch die Aufgabe zu, Informationen an die Mitarbeiter weiterzugeben und vermittelt dabei die Methoden von Moderation und Problemlösen. Natürlich sind bei der Umsetzung betrieblicher Veränderung in besonderem Maße die Vorgesetzten gefragt, die Veränderung durch Diskussionsbereitschaft, umfassende Information, Rückendeckung bei Verbesserungsvorschlägen, aber auch durch klare Vorgaben voranzubringen. Der Prozessbegleiter soll keineswegs zum Ersatz-Vorgesetzten werden, sondern er unterstützt den Vorgesetzten bei den sogenannten ‚weichen Faktoren', also beim Aufbau von sozialen Kompetenzen, bei der Teamentwicklung sowie bei der Konfliktbewältigung. Eine neutrale Person, die nicht in der Hierarchie steht, hat einen guten Zugang, offen und unbelastet mit den Leuten zu sprechen und, wenn nötig, den Kontakt zwischen Führungskraft und Mitarbeitern zu fördern.

 


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