Hybride Zusammenarbeit gestalten

Was sind hybride Teams?

Grundsätzlich arbeiten hybride Teams ortsunabhängig und/oder asynchron zusammen, also anders als in einem traditionellen Arbeitsmodell. Ortsunabhängiges Arbeiten begrenzt sich dabei nicht auf den Wechsel zwischen Büro und Homeoffice; Mitarbeiter:innen können sich auch von wechselnden Orten, z.B. auf Reisen oder aus dem Café um die Ecke dazuschalten.

Bei asynchroner Arbeit können die Mitarbeiter:innen ihre Arbeitszeiten unabhängig vom Rest des Teams an ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. Das Team arbeitet so nicht immer gleichzeitig bzw. in Echtzeit zusammen, sondern nutzt vermehrt asynchrone Kommunikationsmittel wie Chats, die klassische E-Mail oder Kanbansysteme wie Trello oder MS Planner.

In hybriden Teams arbeiten die Teammitglieder also nicht zur selben Zeit am selben Ort. Sie schalten sich zum Jour Fixe vielleicht virtuell dazu, statt im Konferenzraum zu sitzen, oder arbeiten zu unterschiedlichen Zeiten an einem gemeinsamen Projekt.

Unter welchen Rahmenbedingungen hybride Arbeit genau umgesetzt wird, sollte jedes Unternehmen für sich definieren. Feste Kernarbeitszeiten und Bürotage funktionieren in einem Unternehmen besser als eine vollständig freie Zeit- und Ortseinteilung, in einem anderen Unternehmen mag das genau andersherum sein.

Bei der Gestaltung eines hybriden Arbeitsmodells geht es auch darum, unterschiedliche Bedürfnisse zu berücksichtigen. Idealerweise werden die Rahmenbedingungen daher gemeinsam mit den Beteiligten und der Personalentwicklung entwickelt.

Was kennzeichnet erfolgreiche hybride Zusammenarbeit?

Hybride Arbeit verändert in jedem Fall auch die Zusammenarbeit von Teams. Meetings im digitalen Raum verlaufen anders als in Präsenz, die Kommunikation untereinander kann durch die Asynchronität erschwert werden. Doch das heißt nicht, dass hybride Zusammenarbeit schlechter funktioniert. Ganz im Gegenteil: Unter den richtigen Bedingungen arbeitet ein hybrides Team gut und produktiv zusammen.

Hybride Teams profitieren von…

• Individuellen Fokuszeiten ohne Störungen
• Vereinbarkeit von Arbeits- und Privatleben
• Höherer Arbeitsmotivation und Zufriedenheit
• Besserem Energiemanagement

…wenn die Rahmenbedingungen stimmen

• Struktur und Regeln des hybriden Arbeitsmodells sind klar formuliert und allen Teammitgliedern bekannt
• Mitarbeiter:innen und Führungskräfte kommunizieren offen mit- und untereinander 
• Die Mitarbeiter:innen sind in der Lage, ihre Arbeit eigenverantwortlich selbst zu organisieren

Vor welche Herausforderungen stellt hybride Zusammenarbeit Führungskräfte?

Während Führungskräfte vor wenigen Jahren noch mehr Zeit als ihre Mitarbeiter:innen im Homeoffice verbrachten, sind sie jetzt im Schnitt häufiger im Büro anzutreffen als das Team. Das bringt neue Herausforderungen mit sich. Beispielsweise sind nicht alle Teammitglieder zur gleichen Zeit erreichbar, potenzielle Konflikte werden später erkannt oder Informationen nicht an alle weitergegeben.

Dringend notwendig ist deshalb ein geschärftes Bewusstsein für die häufigsten Schwierigkeiten bei hybrider Zusammenarbeit. Denn nur wer die Herausforderungen hybrider Arbeit kennt, kann sein Team gezielt dafür stärken.

Hybride Zusammenarbeit meistern - auf diese Aspekte kommt es an

1. Aspekt: Kultur und Vertrauen

Neue Arbeitsformen können nur erfolgreich umgesetzt werden, wenn sich die Unternehmenskultur mitbewegt. In diesem Fall stellen flexible Arbeitszeiten und –orte das Vertrauen untereinander auf die Probe.

Psychologische Sicherheit innerhalb des Teams und des Unternehmens ist deshalb eine zentrale Voraussetzung für erfolgreiche hybride Zusammenarbeit. Ist diese nicht gegeben, kommt es schnell zu Konflikten.

Mitarbeitende können das Gefühl bekommen, mit Problemen alleine umgehen oder Fehler verstecken zu müssen. Führungskräfte verlieren den Überblick über den Arbeitsfortschritt, die Kommunikation leidet, Informationen werden nicht weitergegeben. Das Bewusstsein für die gemeinsamen Ziele kann darüber verloren gehen, und die Belastung für jeden Einzelnen steigen.

So sorgen Sie für psychologische Sicherheit in Ihrem Team:

• Fehler werden erst gefährlich, wenn sie unentdeckt bleiben. Etablieren Sie eine konstruktive Fehlerkultur, in der Ihre Mitarbeiter:innen bei Schwierigkeiten auf Sie zukommen, ohne die Konsequenzen zu fürchten.
• Schaffen Sie eine sichere Arbeitsatmosphäre, indem Sie Überlastung vermeiden und allen Teammitgliedern Vertrauen vermitteln.
• Sorgen Sie dafür, dass jedes Teammitglied Fragen, Ideen und Bedenken äußern kann. Idealerweise können sich Ihre Mitarbeiter:innen sowohl im persönlichen Gespräch als auch im größeren Meetin goffen äußern können.

2. Aspekt: Gemeinschaft und Zusammengehörigkeitsgefühl

Asynchrone oder ortsunabhängige Arbeit kann das Gemeinschaftsgefühl und die Beziehungsgestaltung in hybriden Teams negativ beeinflussen. Hier spielt die Gefahr der Frontenbildung eine wichtige Rolle. Diejenigen, die überwiegend remote arbeiten, fühlen sich schneller abgekapselt vom restlichen Team. Das Gleiche gilt auch für Teammitglieder, die neu hinzukommen. Ihnen fehlt der spontane Austausch zu den Kollegen, der “Flurfunk” fällt für sie weg. Darunter können Motivation und Kommunikation im Team leiden.

Bieten Sie Ihrem Team deshalb Möglichkeiten zum informellen Austausch:

• Planen Sie für Meetings zeitlich großzügig, sodass Zeit für persönlichen Austausch oder eine virtuelle Kaffeepause zur Verfügung steht.
• Fördern Sie das Gemeinschaftsgefühl durch Teamevents und gemeinsame Aktivitäten bei lockerer Atmosphäre.
• Machen Sie das Büro zum Ort der Begegnung. Wenn Mitarbeiter:innen vor Ort sind, sollten sie hier auch die Möglichkeit haben, Zeit zusammen zu verbringen. Gemütliche Meetingpoints und flexible Plätze für ein geselliges Miteinander in der Pause stärken die Beziehungen innerhalb des Teams.

3. Aspekt: Kommunikation

Hybride Teams kommunizieren digital. Das stellt einige vor größere Herausforderungen als andere. Wenn technisches Know-How fehlt oder die Ausstattung im Büro oder Homeoffice fehlerhaft ist, verlaufen Online-Meetings alles andere als einfach. So sorgen z. B. häufige Ausfälle von Kameras oder Ton für Frustration bei allen Teilnehmenden. Wenn die Regeln zur Kommunikation nicht klar definiert wurden, kann die Nutzung verschiedenster Medien und Kanäle für Chaos sorgen. Für z. B. introvertierte Mitarbeiter:innen kann die Hürde zur virtuellen Beteiligung außerdem besonders hoch sein. Kurz gesagt: Hakt es in der Kommunikation, gehen wichtige Informationen oder gute Ideen verloren.

Darauf sollten Sie achten, damit die Kommunikation reibungslos funktioniert:

• Legen Sie gemeinsam mit dem Team Kommunikationskanäle fest und stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder mit ihnen vertraut sind.
• Sorgen Sie dafür, dass die technische Ausstattung der Mitarbeiter:innen, sowohl im Büro als auch zu Hause, die Voraussetzungen für alle gewünschten Kommunikationskanäle erfüllt. Das beinhaltet auch die nötige Technik für Besprechungsräume, in denen hybride Meetings stattfinden.
• Geben Sie allen Mitarbeiter:innen regelmäßig die Gelegenheit, ihre Gedanken und Ideen einzubringen.
• Stellen Sie sicher, dass das gesamte Team regelmäßig über neue Absprachen und Entwicklungen informiert wird, sodass jeder auf demselben Stand ist.

4. Aspekt: Arbeitsorganisation und Informationsflüsse sichern

Wer arbeitet wann an was? Wo sind welche Informationen zu finden? Und was passiert bei den remote arbeitenden Kolleg:innen gerade? Bei aller Flexibilität ist es auch leicht, den Überblick zu verlieren. Gute Koordination ist deshalb essenziell für hybride Zusammenarbeit.

Das gilt insbesondere für die Koordination der im Büro und im Homeoffice arbeitenden Gruppen. Auch hier besteht wieder die Gefahr der Frontenbildung: Die, die sich vor Ort sehen, und die, die im mobilen Office arbeiten.

„Aus den Augen, aus dem Sinn“ - Kurze Absprachen oder kleine Entscheidungen werden wie gewohnt schnell im Büro getroffen. Wenn neue Informationen oder Änderungen nach dem Mini-Meeting dann auch noch nicht an alle anderen weitergegeben werden, fühlen sich die restlichen Team-Mitglieder abgekapselt.

Achten Sie als Führungskraft deshalb darauf, dass alle Mitarbeiter:innen unabhängig von ihrer primären Arbeitsstätte informiert und an den alltäglichen Prozessen beteiligt sind.

Die Arbeitsorgsanisation von hybriden Teams gelingt, wenn gemeinsam klare Strukturen festgelegt werden:

• Machen Sie die Aufgabenverteilung für alle übersichtlich auf einem Taskboard zugänglich.
• Legen Sie essenzielle Informationen zentral ab und achten Sie darauf, dass sie regelmäßig aktualisiert werden.
• Verhindern Sie, dass wichtige Dokumente verloren gehen, indem alle im Team einer festen Ablagestruktur folgen.
• Pflegen Sie einen gemeinsamen Kalender, damit das ganze Team einfach über Termine, Arbeitszeiten und Events informiert bleibt.
• Stellen Sie sicher, dass nicht anwesende Kolleg:innen nach einem Meeting über die für sie relevanten Themen informiert werden oder wissen, wo sie das Protokoll bzw. die Meetingdokumentation finden

5. Aspekt: Tools sinnvoll einsetzen

Die Fülle an digitalen Hilfsmitteln zur hybriden Zusammenarbeit ist unerschöpflich. Kalender, Boards, Planer, Messenger – sie alle versprechen mehr Produktivität, und das nicht ohne Grund.

Die Tools sind, richtig eingesetzt, eine Bereicherung für hybride Teams und erleichtern Zusammenarbeit und Kommunikation. Doch überschneiden sich ihre Funktionen häufig, und die richtige Verwendung will gelernt sein.

Vermeiden Sie Überforderung und Verwirrung, indem Sie die Nutzung von Tools mit Ihrem Team klar definieren:

• Weniger ist mehr – diskutieren Sie mit Ihrem Team, welche Hilfsmittel für die Kommunikation und Organisation wirklich benötigt und den individuellen Anforderungen des Teams gerecht werden.
• Treffen Sie die Entscheidung für neue Tools in enger Absprache mit dem Team. Viele Anbieter gewähren einen Testzeitraum, in dem Mitarbeiter:innen die Anwendung in der Praxis testen und bewerten können. So vermeiden Sie kostspielige Anschaffungen, die später nicht sinnvoll verwendet werden.
• Schwierigkeiten bei der Bedienung kosten im Alltag viel Zeit. Sorgen Sie deshalb durch Trainings oder interne Weiterbildungen dafür, dass jedes Teammitglied die Tools problemlos anwenden kann.

Fazit

Auch hybride Arbeit im Team muss aktiv mit allen Beteiligten gestaltet und von der Führungskraft begleitet werden. Sinnvoll ist es sicherlich auch, in regelmäßigen Teamretrospektiven zu besprechen, ob sich die festgelegten Strukturen und die ausgewählten Tools bewähren oder ob Anpassungen erforderlich sind.

Sie gestalten mit Ihrem Team hybride Arbeit? In Ihrem Team gibt es bereits ein hybrides Arbeitsmodell, aber es bestehen Konflikte und Unstimmigkeiten? Gerne begleiten und unterstützen wir Sie dabei. Weitere Informationen finden Sie hier: Unser Angebot zur Teamentwicklung und Intervention